Regulamin zgłoszeń naruszeń prawa

Regulamin zgłoszeń naruszeń prawa

REGULAMIN ZGŁASZANIA NARUSZEŃ PRAWA

w WOLF SYSTEM Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

z siedzibą w Siemianowicach Śląskich

z dnia 25 września 2024 r.

 

WPROWADZENIE

 

Celem Regulaminu zgłaszania naruszeń prawa (dalej: Regulamin) jest wprowadzenie procedur postępowania w przypadku zgłoszeń naruszeń prawa zgodnie z Dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa  (dalej: Dyrektywa,  osoba zgłaszająca) oraz z Ustawą o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 14.06.2024 r. poz. 928) (dalej: Ustawa) w  WOLF SYSTEM Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Siemianowicach Śląskich  (dalej: Spółka). Regulamin określa procedury zgłaszania oraz rozpatrywania zgłoszeń naruszeń prawa w Spółce, podejmowania działań następczych i zapewnienia ochrony osobom zgłaszającym naruszenia prawa przed działaniami odwetowymi.

 

DEFINICJE

  1. Działanie następcze – należy przez to rozumieć działanie podjęte przez Pracodawcę w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w Zgłoszeniu oraz w stosownych przypadkach, w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem Zgłoszenia, w tym przez dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń;
  2. Działanie odwetowe – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym niezasadne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;
  3. Informacja o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
  4. Informacja zwrotna – należy przez to rozumieć przekazanie zgłaszającemu informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
  5. Kontekst związany z pracą – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
  6. Organ centralny – należy przez to rozumieć organ administracji publicznej właściwy w sprawach udzielania informacji i wsparcia w sprawach zgłaszania i publicznego ujawniania naruszeń prawa oraz przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych o naruszeniach prawa w dziedzinach objętych ustawą, ich wstępnej weryfikacji i przekazania organom właściwym celem podjęcia działań następczych;
  7. Organ publiczny – należy przez to rozumieć organ administracji publicznej, który ustanowił procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych o naruszeniach prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu;
  8. Osoba, której dotyczy Zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w Zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa lub z którą osoba ta jest powiązana;
  9. Osoba pomagająca w dokonaniu Zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga zgłaszającemu w Zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą;
  10. Osoba powiązana ze zgłaszającym – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub członka rodziny zgłaszającego;
  11. Pracodawca/Spółka – należy przez to rozumieć WOLF SYSTEM Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Siemianowicach Śląskich przy ul. Budowlanej 17;
  12. Pracownik – należy przez to rozumieć pracownika zatrudnionego w Spółce niezależnie od rodzaju umowy o pracę oraz innego rodzaju umowy;
  13. Sygnaliście – rozumie się przez to osobę fizyczną, która dokonuje zgłoszenia (wewnętrznego, zewnętrznego lub ujawnienia publicznego) o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy, przedsiębiorcę, prokurenta, wspólnika, członka organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, osobę świadczącą pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, stażysty, wolontariusza, praktykanta.
  14. Ujawnienie publiczne – należy przez to rozumieć podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;
  15. Zgłoszenie – należy przez to rozumieć Zgłoszenie wewnętrzne lub Zgłoszenie zewnętrzne;
  16. Zgłoszenie wewnętrzne – należy przez to rozumieć przekazanie Informacji o naruszeniu prawa Pracodawcy;
  17. Zgłoszenie zewnętrzne – należy przez to rozumieć przekazanie Informacji o naruszeniu prawa organowi publicznemu lub organowi centralnemu;
  18. Zespół przyjmujący Zgłoszenia – podmiot wewnętrzny lub zewnętrzny, z którym została zwarta stosowna umowa, działający u Pracodawcy i upoważniony przez niego do przyjmowania zgłoszeń, rozpatrywania ich, podejmowania działań następczych oraz przekazywania osobie zgłaszającej informacji zwrotnej;
  19. Dyrektywa – DYREKTYWA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii;
  20. Regulamin – niniejszy dokument;
  21. Ustawa – ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928).

 

§ 1
POSTANOWIENIA OGÓLNE

 

  1. Celem wprowadzenia Regulaminu jest zapobieganie naruszeniom prawa, które mogą wystąpić w Spółce w zakresie wskazanym w Dyrektywie i Ustawie oraz podejmowanie działań następczych.
  2. Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa uregulowanego w Dyrektywie i w Ustawie w zakresie:

1)       korupcji;

2)       zamówień publicznych;

3)       usług, produktów i rynków finansowych;

4)       przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

5)       bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

6)       bezpieczeństwa transportu;

7)       ochrony środowiska;

8)       ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

9)       bezpieczeństwa żywności i pasz;

10)     zdrowia i dobrostanu zwierząt;

11)     zdrowia publicznego;

12)     ochrony konsumentów;

13)     ochrony prywatności i danych osobowych;

14)     bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

15)     interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

16)     rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

17)     konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–17.

  1. Pracodawca i wszyscy zatrudnieni Pracownicy, niezależnie od formy świadczenia pracy, bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj zatrudnienia powinni dążyć do należytego i zgodnego z obowiązującym prawem wykonywania swoich obowiązków służbowych oraz przeciwdziałania i eliminowania wszelkich nieprawidłowości, w tym nadużyć prawa w zakresie przedmiotowym opisanym w przepisach Dyrektywy, Ustawy oraz postanowieniach Regulaminu.
  2. Jakiekolwiek celowe działania lub zachowania oraz zaniechania prowadzące do nieprawidłowości w stosowaniu i przestrzeganiu prawa nie będą tolerowane przez Pracodawcę.
  3. Wszelkie Zgłoszenia będą skrupulatnie badane, a ujawnione nieprawidłowości wyjaśniane i eliminowane.
  4. Każdy Pracownik składa pisemne oświadczenie o zapoznaniu się z Regulaminem.
  5. Pracodawca, Dział Kadr i Płac oraz przełożeni dokładają wszelkich starań, aby osoby świadczące pracę oraz usługi były informowane oraz zaangażowane w przeciwdziałanie i eliminowanie wszelkich nieprawidłowości, które mogłyby doprowadzić do zaistnienia naruszenia prawa.
  6. Regulaminu nie stosuje się do:
    1. ochrony informacji niejawnych;
    2. tajemnicy związanej z wykonywaniem zawodu;
    3. postępowania karnego
    4. prawa pracy.
  7. Postanowień Regulaminu nie stosuje się, jeżeli Informacja o naruszeniu prawa została zgłoszona na podstawie przepisów odrębnych, w szczególności jako skarga lub zawiadomienie o możliwości popełnienia przestępstwa.
  8. Postanowień Regulaminu nie stosuje się, jeżeli naruszenie prawa godzi wyłącznie w prawa zgłaszającego lub Zgłoszenie naruszenia prawa następuje wyłącznie w indywidualnym interesie zgłaszającego.
  9. Do Zgłoszeń dokonywanych w interesie indywidualnym lub naruszeń prawa godzących wyłącznie w prawa zgłaszającego stosuje się inne obowiązujące u Pracodawcy procedury lub przepisy prawa powszechnego.
  • 2
    OBOWIĄZKI PRACODAWCY

 

  1. Pracodawca jest zobowiązany do przeciwdziałania i reagowania na Działania odwetowe stosowane wobec osoby zgłaszającej.
  2. Pracodawca monitoruje i dokonuje regularnego przeglądu Regulaminu i wprowadza niezbędne zmiany w celu zapewnienia jego stosowania w sposób sprawiedliwy, spójny i skuteczny.
  3. Pracodawca prowadzi politykę informacyjną, której celem jest upowszechnienie wiedzy wśród Pracowników o zasadach opisanych w Regulaminie oraz funkcjonowaniu instytucji w niej określonych.
  4. Pracodawca powołuje stały zespół lub zawiera stosowną umowę z podmiotem zewnętrznym upoważnionym do przyjmowania i badania zasadności Zgłoszenia naruszenia prawa.
  5. Pracodawca tworzy bezpieczne kanały zapewniające możliwość dokonywania zgłoszeń naruszenia prawa.
  6. Pracodawca jest obowiązany zapoznać każdego pracownika z treścią Regulaminu przed dopuszczeniem go do pracy.
  7. Pracodawca:
    1. prowadzi rejestr zgłoszeń wewnętrznych;
    2. jest administratorem danych zgromadzonych w tym rejestrze.
  8. W rejestrze zgłoszeń wewnętrznych Pracodawca gromadzi m.in. następujące dane:
    1. numer sprawy;
    2. przedmiot naruszenia;
    3. datę dokonania Zgłoszenia wewnętrznego;
    4. informację o podjętych działaniach następczych;
    5. datę zakończenia sprawy.
  • 3
    OBOWIĄZKI PRACOWNIKÓW

 

  1. Wszyscy zatrudnieni zobowiązani są znać i stosować niniejszy Regulamin.
  2. Wszyscy zatrudnieni powinni reagować na potencjalne Działania odwetowe wobec osoby zgłaszającej, w szczególności poprzez:
    1. podejmowanie działań na rzecz stosowania zasad współżycia społecznego
      w relacjach z innymi pracownikami, w tym traktowania wszystkich
      z poszanowaniem ich godności i innych dóbr osobistych oraz unikanie stosowania jakichkolwiek działań/zachowań niepożądanych, i odwetowych.
    2. reagowanie na obserwowane zachowania niepożądane lub odwetowe,
    3. odmowę współudziału lub wspierania działań, których elementem są zachowania o charakterze niepożądanym lub odwetowym;
    4. uczestniczenie w szkoleniach organizowanych przez Pracodawcę o tematyce związanej z przeciwdziałaniem naruszeniom prawa;
    5. zachowanie bezwzględnej poufności w ramach uczestniczenia w charakterze świadka postępowania, strony postępowania lub członka zespołu w pracach zespołu przyjmującego i badającego Zgłoszenia naruszenia prawa realizowanej przez podpisanie stosownego oświadczenia.
  3. Postanowienia par. 3 mają zastosowanie do wszystkich Pracowników.
  • 4
    OBOWIĄZKI DZIAŁ    U KADR I PŁAC

 

  1. Pracownicy Działu Kadr i Płac obowiązani są do przeciwdziałania i reagowania na wszelkie zachowania mogące stanowić działania odwetowe wobec osoby zgłaszającej, w szczególności poprzez:
    1. promowanie wysokich standardów etycznych oraz efektywnych metod rozwiązywania konfliktów i sporów w miejscu pracy;
    2. zwiększanie świadomości Pracowników w zakresie możliwości reagowania na zachowania/działania niepożądane;
    3. nadzór nad procesami rekrutacji, zatrudniania, awansowania i wynagradzania Pracowników w celu zapewnienia obiektywnej oceny doświadczeń, kwalifikacji, umiejętności zawodowych Pracowników oraz rezultatów ich pracy;
    4. stwarzanie Pracownikom, w miarę możliwości, równych szans w rozwoju zawodowym i podwyższania kwalifikacji poprzez obiektywne i sprawiedliwe ocenianie efektów pracy;
    5. rozpoznawanie zachowań dyskryminacyjnych, noszących znamiona mobbingu i innych zachowań/działań niepożądanych, w tym odwetowych oraz natychmiastowe reagowanie na nie poprzez wyrażenie sprzeciwu wobec takich zachowań lub działań;
    6. wspieranie i pomaganie Pracownikom i/lub ich przełożonym w rozwiązywaniu konfliktów w miejscu prawy, w tym występujących na tle domniemanego naruszenia prawa;
    7. udzielanie Pracodawcy i Pracownikom informacji na temat praw i obowiązków wynikających z niniejszego Regulaminu;
    8. pomaganie w identyfikowaniu nieprawidłowości w zarządzaniu, które mogą sprzyjać pojawianiu się potencjalnych naruszeń prawa;
    9. wspieranie Pracowników w zakresie korzystania z nieformalnego i formalnego trybu rozpatrywania skarg, które są kierowane poza trybem Zgłoszenia, o którym mowa w niniejszym Regulaminie;
    10. wspieranie osób kierujących pracownikami w zakresie wyjaśniania i reagowania na nieformalne skargi Pracowników dotyczące zachowań dyskryminacyjnych, mających charakter mobbingu lub innych zachowań/działań niepożądanych, o których mowa w par. 9 niniejszego Regulaminu;
    11. monitorowanie działań prowadzonych w wyniku rozstrzygnięcia zgłoszeń naruszeń prawa, przekazywania informacji zwrotnych i badania skuteczności działań następczych;
    12. współpracę z Pracodawcą oraz osobami kierującymi Pracownikami w zakresie realizacji zadań wynikających z zapisów niniejszego Regulaminu;
    13. zbieranie od Pracowników i osób kierujących pracownikami informacji dotyczących ryzyk związanych z wystąpieniem ewentualnych naruszeń, , m.in. poprzez przeprowadzanie anonimowych ankiet dotyczących identyfikacji potencjalnych przyczyn i źródeł tychże naruszeń;
    14. wprowadzanie niezbędnych korekt, podnoszących efektywność przeciwdziałania nadużyciom prawa adekwatnych do aktualnych potrzeb Pracodawcy, Spółki i pracowników.

 

§ 5
SPOSOBY ZGŁASZANIA NARUSZEŃ PRAWA

 

  1. W przypadku uzasadnionego podejrzenia naruszenia prawa osoba zgłaszająca ma prawo skorzystać z wewnętrznego kanału zgłoszeń udostępnionego przez Spółkę. Zgłoszenie odbywa się:

 

  1. poprzez wykorzystanie systemu poczty elektronicznej dedykowanego do przyjmowania zgłoszeń zapewniającego bezpieczeństwo Zgłoszenia, w tym jego poufności;
  2. poprzez wysłanie Zgłoszenia w formie pisemnej na adres: Wolf System Sp. z o.o., ul. Budowlana 17, 41-100 Siemianowice Śl. z dopiskiem „Zgłoszenie sygnalista” bądź „Sygnalista”;
  3. poprzez zawnioskowanie o osobiste spotkanie z Zespołem przyjmującym Zgłoszenia w celu jego przekazania.
  1. Ostateczny wybór trybu Zgłoszenia należy do osoby zgłaszającej.
  2. W pierwszej kolejności, w przypadku podejrzenia lub stwierdzenia naruszenia prawa osoba zgłaszająca powinna skorzystać z trybu Zgłoszenia wewnętrznego zapewnionego przez Spółkę.
  3. Zgłoszenie może nastąpić również do organu publicznego lub organu centralnego z pominięciem procedury przewidzianej w regulaminie zgłoszeń wewnętrznych, w szczególności gdy:
    1. w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w regulaminie zgłoszeń wewnętrznych pracodawca nie podejmie działań następczych lub nie przekaże zgłaszającemu informacji zwrotnej lub
    2. zgłaszający ma uzasadnione podstawy by sądzić, że naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, lub
    3. dokonanie Zgłoszenia wewnętrznego narazi zgłaszającego na działania odwetowe, lub

w przypadku dokonania Zgłoszenia wewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa przez pracodawcę z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów lub możliwość istnienia zmowy między Pracodawcą a sprawcą naruszenia prawa lub udziału pracodawcy w naruszeniu prawa.

  1. Zgłoszenia nie mogą mieć charakteru anonimowego.
  2. Osoba zgłaszająca może dokonać Zgłoszenia w ramach ujawnienia publicznego i podlega ochronie, jeżeli:
  3. dokona Zgłoszenia wewnętrznego, a następnie Zgłoszenia zewnętrznego i w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w regulaminie zgłoszeń wewnętrznych, następnie zaś w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze zgłaszania naruszeń prawa organowi publicznemu pracodawca, a następnie organ publiczny nie podejmą odpowiednich działań następczych lub nie przekażą zgłaszającemu informacji zwrotnej;
  4. dokona od razu Zgłoszenia zewnętrznego i w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze zgłaszania naruszeń prawa organowi publicznemu organ publiczny nie podejmie odpowiednich działań następczych lub nie przekaże zgłaszającemu informacji zwrotnej.
  5. Zasady, o których mowa w ust. 6, nie mają zastosowania, gdy zgłaszający ma uzasadnione podstawy, by sądzić, że:
  6. naruszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, lub
  7. dokonanie Zgłoszenia zewnętrznego narazi zgłaszającego na działania odwetowe, lub
  1. w przypadku dokonania Zgłoszenia zewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów lub możliwość istnienia zmowy między organem publicznym a sprawcą naruszenia lub udziału organu publicznego w naruszeniu.

8.Dla zgłoszeń nieobjętych i nieuregulowanych postanowieniami niniejszego Regulaminu, w szczególności dotyczących spraw indywidualnych, stosuje się tryb przewidziany w postanowieniach regulaminów wewnętrznych Spółki m.in. w zakresie zgłoszeń dotyczących naruszeń ochrony danych osobowych, podejrzenia stosowania mobbingu i dyskryminacji, naruszeń zasad etyki  itp.

  1. Zgłoszenie naruszenia prawa objęte trybem ustanowionym w niniejszym Regulaminie musi dotyczyć zagrożenia prawa zbiorowych, interesu publicznego, nie może wynikać z odwetu, musi być oparte na obiektywnych oraz uzasadnionych przesłankach i być prawdziwe. Zgłoszenie niespełniające wskazanych cech mogą powodować określone sankcje dla osoby zgłaszającej nakładane zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami.
  2. Osoby dokonujące Zgłoszenia kwalifikują się do objęcia ochroną na mocy niniejszego regulaminu, pod warunkiem że miały uzasadnione podstawy, by sądzić, że będące przedmiotem Zgłoszenia informacje na temat naruszeń są prawdziwe w momencie dokonywania Zgłoszenia i że informacje takie stanowią informację o naruszeniu prawa.

 

§ 6
TRYBY ZGŁASZANIA NARUSZEŃ

 

  1. Formalny tryb postępowania w zakresie Zgłoszenia naruszenia prawa z wykorzystaniem kanałów zgłoszeń wewnętrznych, o których mowa w par. 5 przewiduje skierowanie go do Zespołu przyjmującego Zgłoszenia.
  2. Zespół przyjmujący Zgłoszenia jest kolegialnym podmiotem wewnętrznym działającym w Spółce upoważnionym do przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń.
  3. Pracodawca może powierzyć zadania i obowiązki Zespołu przyjmującego Zgłoszenia podmiotowi zewnętrznemu, z którym zawiera stosowną umowę. Podmiot ten nie może pozostawać w konflikcie interesów naruszającym zasady obiektywizmu i bezstronności.
  4. W przypadku zawarcia umowy z podmiotem zewnętrznym, o którym mowa w par. 6 pkt 3 nie stosuje się zapisu Regulaminu w par. 7 pkt 2 regulującego skład Zespołu. Podmiot zewnętrzny przyjmuje do stosowania wszystkie procedury, obowiązki i uprawnienia wynikające z Regulaminu, które dotyczą Zespołu przyjmującego Zgłoszenia
  5. Zadaniem zespołu przyjmującego Zgłoszenia jest podejmowanie działań następczych, włączając w to weryfikację Zgłoszenia i dalszą komunikację z osobą zgłaszającą, w tym występowanie o dodatkowe informacje niezbędne do rozpatrzenia Zgłoszenia i przekazywanie osobie zgłaszającej Informacji zwrotnej.
  6. Dokonanie Zgłoszenia skutkuje uruchomieniem trybu formalnego polegającego na jego rozpoznaniu przez Zespół przyjmujący Zgłoszenia.
  7. W ciągu 7 dni od dnia wpływu Zgłoszenia Zespół przyjmujący Zgłoszenie jest zobowiązany do potwierdzenia osobie zgłaszającej jego przyjęcia.
  8. W przypadku zgłoszeń dotyczących naruszeń prawa rozpoznawanych inną, obowiązującą u Pracodawcy procedurą, Zespół zawiadamia osobę zgłaszającą o możliwości skorzystania z jej trybu. W zakresie domniemania naruszenia przepisów prawa w zakresie przedmiotowym opisanym w Dyrektywie, Ustawie i niniejszym Regulaminie Zespół dokonuje skierowania Zgłoszenia zgodnie z przyjętą procedurą.
  9. Zespół przyjmuje także Zgłoszenia od kandydatów do pracy, pracowników, byłych pracowników, osób świadczących pracę na rzecz pracodawcy na innej podstawie niż stosunek pracy, wolontariuszy, stażystów oraz osób pracujących pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawców i dostawców.
  10. Zespół przyjmujący Zgłoszenia działa zgodnie z zasadami:
    • bezzwłocznego działania,
    • poufności,
    • obiektywności,
    • bezstronności,
    • niezależności,
    • ukierunkowania na wszechstronne wyjaśnienie stanu faktycznego.
  11. Zespół prowadzi postępowanie wyjaśniające i rozpatruje Zgłoszenie niezwłocznie, w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące od dnia jego przyjęcia.
  12. Zadaniem Zespołu jest przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, na które składa się analiza zdarzeń, ocena zasadności Zgłoszenia oraz przygotowanie dla Pracodawcy wniosków i rekomendacji dalszych działań następczych, korygujących i eliminujących naruszenia prawa, o ile zostały potwierdzone.
  13. Prowadzona przez Zespół analiza zdarzeń polega na wysłuchaniu osoby składającej Zgłoszenie na jego wyraźnie żądanie, uczestników lub świadków zdarzeń opisanych w Zgłoszeniu oraz na analizie dokumentacji np. wiadomości e-mail, wiadomości SMS, pism, zdjęć itp., stanowiących dowody w sprawie naruszeń prawa.
  14. Zespół może wnioskować o złożenie wyjaśnień związanych z przedmiotem Zgłoszenia przez osoby, których zeznania mogą mieć istotny dla danej sprawy.
  15. Stawiennictwo świadków na spotkaniu z Zespołem jest obowiązkowe i odbywa się na polecenie służbowe Pracodawcy.
  16. Pracownik może usprawiedliwić swoje niestawiennictwo na spotkaniu z Zespołem okresem niezdolności do pracy lub przebywaniem w tym czasie poza pracą (np. urlop wypoczynkowy, podróż służbowa, zaplanowane spotkanie służbowe). W takiej sytuacji zespół ustala kolejny termin, w którym pracownik powinien stawić się na spotkaniu.
  17. O terminie stawiennictwa zespół zawiadamia osobę zatrudnioną telefonicznie lub e-mailowo nie później niż 1 dzień przed planowanym terminem posiedzenia.
  18. Pracownik jest zwolniony z obowiązków zawodowych na czas koniecznych czynności podejmowanych w ramach postępowania prowadzonego przez zespół, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia, podobnie jak członkowie Zespołu.
  19. Konfrontacja stron tj. osoby zgłaszającej oraz osoby, która zdaniem zgłaszającego naruszyła prawo, na spotkaniu z zespołem jest możliwa jedynie za zgodą obu stron.
  20. Z każdego posiedzenia Zespołu sporządzany jest protokół.
  21. Zespół prowadzi rejestr zgłoszeń na zasadach opisanych w Regulaminie.
  22. W przypadku Zgłoszenia domniemanego naruszenia prawa przez samego Pracodawcę Zespół zobowiązany jest do rzetelnego i transparentnego rozpoznania sprawy, a w przypadku braku możliwości podjęcia działań na poziomie wewnątrzzakładowym powiadomić samodzielnie właściwy organ przy wykorzystaniu tzw. kanału zewnętrznego Zgłoszenia lub poinformować zgłaszającego o możliwości dokonania Zgłoszenia indywidualnego tym trybem.
  23. Zespół przyjmujący Zgłoszenia przekazuje informację zwrotną osobie zgłaszającej, która obejmuje w szczególności informację o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa.
  24. Wszystkie Zgłoszenia przekazywane są do wiadomości Zarządu Spółki, podobnie jak informacje od podjętych działaniach następczych.

§ 7
ZESPÓŁ PRZYJMUJĄCY ZGŁOSZENIA

 

  1. Zespół jest organem stałym, powołanym przez Pracodawcę.
  2. W skład zespołu przyjmującego Zgłoszenia wchodzą:
    1. przedstawiciel Pracodawcy wskazany przez niego,
    2. Przedstawiciel Załogi,
    3. przedstawiciel Działu Kadr i Płac,
    4. ekspert/eksperci – pracownik/pracownicy posiadający wiedzę i kwalifikacje do rozpatrzenia Zgłoszenia w jego przedmiocie – wskazany przez Pracodawcę w trybie ad hoc w zależności od przedmiotu Zgłoszenia.
  3. Ekspertem nie może być osoba, której bezpośrednio dotyczy Zgłoszenie, oraz osoba będąca w konflikcie interesów z osobą zgłaszającą.
  4. Ekspertem nie może być osoba pozostająca z osobą zgłaszającą w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub związana z tytułu przysposobienia, opieki i kurateli albo osoba pozostająca wobec zgłaszającego w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może budzić to uzasadnione wątpliwości, co do jej obiektywizmu i bezstronności.
  5. W przypadku, gdy członkiem zespołu jest osoba, której dotyczy Zgłoszenie, a także osoba, co do której zachodzi uzasadnione podejrzenie braku bezstronności lub niezależności, wówczas Pracodawca na czas rozpatrywania sprawy odsuwa taką osobę od pełnienia  funkcji członka zespołu, i wskazuje dodatkową osobę, która ją zastąpi na czas rozpatrywania danej sprawy. na jej miejsce powołuje inną osobę.
  6. W przypadku ujawnienia się w toku postępowania wyjaśniającego uzasadnionego podejrzenia o braku bezstronności lub niezależności członka zespołu, Pracodawca na czas prowadzonej sprawy odsuwa tego członka od pełnienia przewidzianych niniejszym Regulaminem czynności i niezwłocznie powołuje na jego miejsce inną osobę na zastępstwo w celu uzupełnienia składu zespołu na czas prowadzenia tej sprawy.
  7. Członkowie zespołu wybierają spośród siebie Przewodniczącego, który prowadzi spotkania, protokołuje je oraz zarządza terminami spotkań.
  8. Decyzje zespołu w zakresie zasadności Zgłoszenia podejmowane są zwykłą większością głosów przy obecności większości członków Zespołu.
  9. Zespół zobowiązany jest w szczególności do:
    1. rzetelności i bezstronności w zbieraniu informacji związanych ze Zgłoszeniem,
    2. organizowania i przeprowadzania rozmów wyjaśniających,
    3. protokołowania rozmów wyjaśniających,
    4. zbierania dokumentacji związanej ze Zgłoszeniem oraz niezbędnej do prowadzenia postępowania,
    5. wypracowania stanowiska, zawierającego analizę zdarzeń, dostarczonych dowodów, ocenę zasadności rozpatrywanego Zgłoszenia oraz wnioski i rekomendacje dalszych działań,
    6. przekazania pracodawcy protokołu zawierającego stanowisko zespołu wraz z uzasadnieniem, wnioskami i rekomendacjami,
    7. zachowania anonimowości Zgłoszenia,
    8. bieżącego kontaktu ze osobą zgłaszającą i przekazywaniu informacji zwrotnej o etapach postępowania.
  10. Przy ocenie przez Zespół przyjmujący Zgłoszenia, czy działanie następcze jest odpowiednie uwzględnia się w szczególności czynności podjęte w celu zweryfikowania informacji o naruszeniu, prawidłowość oceny informacji o naruszeniu oraz adekwatność środków podjętych w następstwie stwierdzenia naruszenia, w tym, w odpowiednim przypadku, w celu zapobiegnięcia dalszym naruszeniom, z uwzględnieniem wagi naruszenia.
  11. Za odpowiednie działanie następcze uznaje się także zamknięcie procedury weryfikacji informacji o naruszenia w związku ze stwierdzeniem, że naruszenie miało wyraźnie niewielką wagę i nie wymagało dalszych działań następczych.
  12. W uzasadnionych przypadkach, na wniosek Przewodniczącego zespołu rozpatrywanie zgłoszeń może się odbywać bez konieczności spotkań zespołu, o ile okoliczność wymagane dla rozpoznania Zgłoszenia na to pozwalają.
  13. Spotkania zespołu mogą odbywać się również w formie zdalnej z użyciem środków komunikacji na odległość i z wykorzystaniem elektronicznego obiegu dokumentacji.
  14. Obieg dokumentacji między członkami zespołu odbywa się z wykorzystaniem adresów poczty elektronicznej osoby dokonującej Zgłoszenia, stron postępowania oraz świadków uprawionych oraz wewnętrznego adresu poczty elektronicznej zespołu:

sygnalista.wolf@kancelaria-ekspercka.pl

 

§ 8
ZASADA POUFNOŚCI

 

  1. Postępowania prowadzone przez Zespół lub podmiot zewnętrzny objęte są obowiązkiem zachowania poufności co do wszelkich informacji ujawnionych w ich toku.
  2. Do zachowania poufności obowiązana jest każda z osób uczestniczących w w/w postępowaniach, o czym jest ona każdorazowo informowana.
  3. Członkowie zespołu, strony postępowania i świadkowie podpisują oświadczenie o zachowaniu poufności.
  4. Żaden z pracowników uczestniczących w postępowaniu prowadzonym przez zespół nie jest uprawniony do ujawniania informacji o fakcie, miejscu, czasie i przebiegu spotkań organizowanych w ramach tych postępowań. Powyższe zobowiązanie dotyczy informacji zawartych w prowadzonym rejestrze zgłoszeń.
  5. Treść Zgłoszenia przekazanego do zespołu oraz dane pracownika zgłaszającego są objęte poufnością, co oznacza, że nie są udostępniane innym pracownikom ani przełożonym bezpośrednim lub wyższego szczebla.
  6. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem Zgłoszenia są przechowywane przez Pracodawcę nie dłużej niż przez okres 5 lat od dnia przyjęcia Zgłoszenia.

§ 9
ZAKAZ DZIAŁAŃ ODWETOWYCH

 

  1. Żadna osoba, który korzysta z instrumentów przewidzianych w niniejszym Regulaminie nie może spotkać się z zamiarem działania odwetowego lub odwetem ze strony Spółki oraz innych Pracowników. Dotyczy to także osób, które występują we wszelkich postępowaniach w charakterze świadka lub sygnalizują Pracodawcy bądź innym, przewidzianym prawem organom, dostrzeżone nieprawidłowości lub udzielają wsparcia w tym zakresie osobą zgłaszającym.
  2. Zakaz działań odwetowych obejmuje zarówno ochronę osób dokonujących Zgłoszenia, osób pomagającym im w dokonaniu Zgłoszenia, jak i osób powiązanych z osobą zgłaszającą.
  3. Wszelkie działanie polegające na dokonaniu Zgłoszenia w złej wierze, mające charakter świadomego pomawiania kogokolwiek o naruszenie prawa jest zabronione i spotka się z adekwatną i proporcjonalną reakcją Pracodawcy.
  4. Pracodawca nie współpracuje z osobami, z którymi wcześniej zakończyło współpracę w wyniku stwierdzenia stosowania naruszeń prawa oraz/lub stwierdzenia działań odwetowych oraz z osobami, których zachowania lub działania stały u podstaw prawomocnego wyroku orzekającego o stosowaniu działań odwetowych w stosunku do osób zgłaszających naruszenia, a w szczególności nie nawiązuje stosunku pracy, nie zawiera umów zlecenia, umów o dzieło, kontraktów menadżerskich.
  5. Zgłaszający podlega ochronie, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem Zgłoszenia wewnętrznego, zewnętrznego lub ujawnienia publicznego informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania Zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że informacja taka stanowi informację o naruszeniu prawa.
  6. Jeżeli praca jest wykonywana na podstawie stosunku pracy, osoba zgłaszająca nie może być niekorzystnie traktowana z powodu dokonania Zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.
  7. Za niekorzystne traktowanie, o którym mowa w ust. 6, uważa się w szczególności:
    1. odmowę nawiązania stosunku pracy,
    2. wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy,
    3. niezawarcie umowy o pracę na czas określony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa,
    4. obniżenie wynagrodzenia za pracę,
    5. wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu,
    6. pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą,
    7. przeniesienie pracownika na niższe stanowisko pracy,
    8. zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych,
    9. przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracowniczych,
    10. niekorzystną zmianę miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy,
    11. negatywną ocenę wyników pracy lub negatywną opinię o pracy,
    12. nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze,
    13. wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe,
    14. nieuzasadnione skierowanie na badanie lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badanie,
    15. działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego,

– chyba że Pracodawca udowodni, że kierował się obiektywnymi powodami.

  1. Za niekorzystne traktowanie z powodu dokonania Zgłoszenia lub ujawnienia publicznego uważa się także groźbę lub próbę zastosowania środka określonego w ust. 7, chyba że Pracodawca udowodni, że kierował się obiektywnymi powodami.
  2. Jeżeli praca jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku prawnego innego niż stosunek pracy, zgłaszający nie może być niekorzystnie traktowany z powodu dokonania Zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.
  3. Dokonanie Zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy pociągnięcia do odpowiedzialności dyscyplinarnej, pod warunkiem że zgłaszający miał uzasadnione podstawy, by sądzić, że Zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa.
  4. Dokonanie Zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności za szkodę, z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, przepisów o ochronie danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że zgłaszający miał uzasadnione podstawy, by sądzić, że Zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa.
  5. Wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia umowy w obrocie gospodarczym, której stroną jest zgłaszający, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, z powodu dokonania Zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest bezskuteczne.

 

§ 10
POSTANOWIENIA KOŃCOWE

 

  1. Pracodawca przeprowadza szkolenia wszystkich pracowników, w tym kadry kierowniczej, w przedmiocie przeciwdziałania nadużyciom prawa.
  2. Procedury wewnętrzne określone niniejszym Regulaminem, nie wyłączają uprawnień osoby zgłaszającej do dokonania Zgłoszenia kanałem zewnętrznym do właściwego organu oraz roszczeń na drodze sądowej. Na etapie rozpatrywania Zgłoszenia przez Zespół przyjmujący Zgłoszenia rekomenduje się powstrzymanie osoby zgłaszającej do wszczynania postępowań i dochodzenia roszczeń na drodze sądowej do czasu zakończenia postępowania wewnętrznego.
  3. Postanowienia Regulaminu mają zastosowanie w stosunku do katalogu osób określonych przepisami Dyrektywy tj. pracowników, osób świadczących usługi, stażystów, wolontariuszy, kandydatów do pracy oraz byłych pracowników.
  4. W zakresie nieokreślonym przepisami Dyrektywy oraz niniejszego Regulaminu do rozpoznania zgłoszeń stosuje się powszechnie obowiązującego przepisy prawa oraz przepisy wewnątrzzakładowe.
  5. W zakresie prac Zespołu, w tym obiegu dokumentacji i procedury wysłuchania stron i świadków postępowania obowiązują regulacje rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych). Przetwarzanie przez członków zespołu danych osobowych, w tym szczególnych kategorii danych, odbywa się na podstawienie odrębnego upoważnienia/polecenia przetwarzania danych osobowych.
  6. Osoby dokonujące nie anonimowego Zgłoszenia naruszenia, tj. ujawniające swą tożsamość, pracownicy lub inne osoby wykonujące czynności na rzecz pracodawcy w ramach niniejszej procedury, a także osoby, których dotyczy Zgłoszenie, są informowane o możliwości przetwarzania danych osobowych w ramach przyjmowania zgłoszeń oraz prowadzonych wstępnych lub wewnętrznych postępowań wyjaśniających zgodnie z art. 13 lub 14 RODO, za pośrednictwem stosownej  klauzuli informacyjnej.
  7. Spółka, po otrzymaniu Zgłoszenia, może w celu weryfikacji Zgłoszenia oraz podjęcia działań następczych zbierać i przetwarzać dane osobowe osób, które zostały wskazane w Zgłoszeniu, nawet bez ich zgody. Przepisu art. 14 ust. 2 lit. f) RODO nie stosuje się, chyba że zgłaszający nie miał uzasadnionej podstawy, by sądzić, że będące przedmiotem Zgłoszenia informacje na temat naruszeń są prawdziwe w momencie dokonywania Zgłoszenia i że informacje takie stanowi informację o naruszeniu prawa.
  8. Dane osobowe, które w sposób oczywisty nie mają znaczenia dla rozpatrywania konkretnego Zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania, są usuwane bez zbędnej zwłoki.
  9. W przypadku negatywnej weryfikacji zasadności Zgłoszenia i oddalenia podejrzeń zawartych w Zgłoszeniu komórki, które prowadziły wstępne lub wewnętrzne postępowanie wyjaśniające, są zobowiązane do niezwłocznego usunięcia danych osobowych.
  10. Dane osobowe zgłaszającego oraz inne dane pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu, chyba że za wyraźną zgodą zgłaszającego.
  11. Do elektronicznego obiegu dokumentacji oraz spotkań zespołu organizowanych w trybie zdalnym mają zastosowanie regulacje rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
  12. Dokumenty zawierające szczególne kategorie danych, o których mowa w art. 9 RODO przekazywane do zespołu przyjmującego Zgłoszenia w trybie elektronicznym wymagają szyfrowania.
  13. Niniejszy Regulamin ustalono w drodze konsultacji z Przedstawicielami Załogi.
  14. Regulamin wchodzi w życie z dniem 2 października 2024 r.
  15. Dla osób zgłaszających naruszenia prawa niebędących pracownikami tj. kandydatów do pracy, byłych pracowników, osób świadczących pracę na rzecz pracodawcy na innej podstawie niż stosunek pracy, wolontariuszy, stażystów oraz osób pracujących pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawców i dostawców instrukcję dotyczącą składania naruszeń publikuje się na stronie internetowej Spółki po adresem: wolfsystem.pl.